Как повысить прибыль на конкурентном рынке? Для решения этой задачи существует множество подходов, которые затрагивают ценовую политику, работу над повышением потребительских качеств продукта или услуги и многое другое. Одна из важнейших составляющих этого комплекса мер – оптимизация бизнес-процессов взаимодействия с клиентами. Помочь в этом сможет современная система телефонизации.

Проанализировать и оптимизировать

Для компании, в которой продажи связаны с ведением телефонных переговоров, правильно выбранная система телефонии сможет предоставить данные для анализа и оптимизации работы. Среди этих данных – средняя продолжительность разговора, время ожидания ответа на линии, количество пропущенных вызовов и др.
После анализа необходимо принять меры, к которым относится не только работа с менеджерами, но и изменение правил обработки вызовов. Опыт показывает, что только за счет уменьшения количества пропущенных звонков можно повысить продажи на 10%, а за счет оптимизации схемы распределения входящих вызовов и последующего повышения качества обслуживания – еще на 7%.

Стационарная, но не рациональная

Каким образом можно реализовать анализ и оптимизацию схемы телефонных переговоров? И то, и другое – функции применяемой компанией АТС. Но если используется традиционная офисная АТС, то реализовать такие меры бывает достаточно сложно и накладно. Например, чтобы организовать запись телефонных переговоров, необходимо приобретать дополнительные устройства, а для прослушивания запись приходится выгружать на компьютер.

Приобретая офисную АТС, приходится прогнозировать, какие функции могут понадобиться в будущем. В этом легко ошибиться, как следствие – предприниматель не только ограничивает гибкость своих действий, но и рискует средствами, вложенными в систему телефонизации. Преодолеть эти недостатки позволяет виртуальная АТС.

Гибкое облако

Облачная (или виртуальная) АТС – прекрасный пример того, как высокие технологии могут оказать реальную помощь бизнесу. С технической точки зрения виртуальная АТС – это услуга по комплексной телефонизации для предприятия любого масштаба. Все компоненты такой системы размещаются на серверах и коммутаторах, которые установлены в дата-центрах и обслуживаются провайдером услуги. Пользователю же достаточно иметь выход в Интернет и устройство для совершения и принятия вызовов.

Преимущество виртуальной АТС – не только отсутствие необходимости приобретать стационарное оборудование связи, меньшая стоимость внедрения и обслуживания. Облачные АТС обладают очень богатыми возможностями в области контроля и анализа звонков, а также изменения бизнес-правил их обработки. При этом все настройки осуществляются быстро и просто, а оплачиваются только те функции, которые реально используются предприятием.
Таким образом, достигается и экономия средств, и сохранение инвестиций, и более высокая эффективность всех мер: любые изменения можно быстро осуществить, и при необходимости скорректировать, проанализировав результат.

Решение конкретных проблем

Как именно виртуальная АТС может помочь отделу продаж? Рассмотрим некоторые из множества типичных для бизнеса проблем, которые можно выявить и устранить с помощью виртуальной АТС.

Долгое ожидание ответа

Нередко случается так, при звонке в компанию на ваш вопрос не могут ответить сразу, переводят на другого специалиста (а иногда потом и на третьего) или просто говорят перезвонить по какому-то номеру. Вам приходится несколько раз объяснять суть вопроса, в результате чего накапливается раздражение, а желание решить что-то с помощью данной компании стремительно исчезает.

Виртуальная АТС позволяет легко подключить голосовое меню, которое поможет перевести вызов в нужный отдел. И уже внутри этого отдела звонок будет автоматически направляться всем специалистам по заранее заданному сценарию. Например, сначала зазвонят телефоны у двоих наиболее опытных сотрудников, затем, если они не могут ответить, у троих менее опытных – и т.д.

Если звонящему нужен конкретный специалист, которого нет на мете, вызов будет переведен на мобильный или домашний телефон, указанный в настройках виртуальной АТС. Или на телефон другого филиала, если сотрудник в командировке.
Таким образом, вероятность быстрого и квалифицированного ответа клиенту повышается, за счет чего возрастает и вероятность продажи, и лояльность существующих клиентов.
Потеря вызовов из-за нехватки специалистов

Бывает, что входящие звонки теряются из-за нехватки людей, которая может быть связана, например, с сезоном отпусков или обеденным перерывом. Для преодоления подобной ситуации предлагается несколько возможностей. Например, в конце дня руководитель отдела продаж может проанализировать загрузку и количество пропущенных вызовов в течение дня. Если он поймет, что в обеденное время был всплеск по этим показателям, можно перепланировать график работы менеджеров. А в экстренных случаях можно задействовать дополнительный резерв: скажем, переводить часть звонков на руководителя, в другой отдел, а также на мобильные или домашние телефоны сотрудников, работающих удаленно.
Низкая эффективность менеджеров по продажам.

Виртуальная АТС позволит определить количество совершенных, принятых и пропущенных каждым сотрудником звонков, оценить их продолжительность, легко записать разговоры. За счет этого руководитель сможет понять, в чем заключается проблема. Является причиной низких продаж неорганизованность сотрудника, или ему не хватает профессиональных навыков? Какие типичные ошибки он совершает? Соблюдается ли принятая в компании технология продаж? Используя эти данные, можно будет создать эффективные адресные программы повышения квалификации и мотивации менеджеров.

Новые возможности

Все перечисленные здесь возможности реализованы в линейке облачных коммуникационных приложений «Манго-Офис». Как показывает опыт компании «Манго Телеком», применение комплекса функций этих приложений позволяет повысить продажи на 20–50%.

«Манго Телеком» в Нижнем Новгороде
ул. Ковалихинская, д. 8, офис 609
+7 (831) 2-808-545